Hreinsun og grisjun skjalasafna
Hreinsun og tiltekt
Mikið magn skjala safnast upp hjá sveitarfélögum, bæði rafræn skjöl og á pappír. Það er mikilvægt að halda magni þeirra innan þeirra marka að allar nauðsynlegar upplýsingar og samhengi haldist en ónauðsynleg gögn og aukaefni sé fjarlægt. Það er nauðsynlegt að venja sig á að taka reglulega til í skjölunum og fjarlægja ónauðsynleg skjöl og hluti/efni sem sem valda skaða til lengri tíma litið. Leiðarljós við hreinsun/tiltekt geta verið eftirfarandi atriði:
- Aukaeintök má fjarlægja, þ.e. ekki geyma mörg eintök af sama skjalinu. Með góðu skipulagi má koma í veg fyrir að sama skjalið sé í mörgum möppum/stöðum í tölvunni. Huga þarf vel að því að um sama skjal sé að ræða og að nauðsynlegar upplýsingar fari ekki forgörðum.
- Rissblöð, aðsent kynningarefni, auglýsingar og annað sambærilegt sem ekki hefur kallað á afgreiðslu þarf ekki að geyma.
- Starfsfólk á ekki að nota netfang á vinnustað til einkanota en ef einkabréf starfsmanna eru í tölvupósti vinnustaðarins á að fjarlægja þau. Ef vafi liggur á því hvort bréf er einkabréf eða ekki skal láta vinnustaðinn njóta vafans og varðveita bréfið.
- Gúmmíteygjur, bréfaklemmur, plastvasa, bréfabindi og annað sambærilegt þarf að fjarlægja en allt þetta veldur skaða á pappírsskjölum.
Við hreinsun skal fara með gát og gæta þess að áletranir á plastvösum eða bréfabindum kunna að skipta máli og gæta verður þess að upplýsingar og samhengi tapist ekki. Það má gera með merkingu á hlífðarörk sem slegið er utan um skjöl í stað þess sem fjarlægt er.
Grisjun
Með grisjun er átt við förgun skjala úr skjalasöfnum samkvæmt lögum og reglum. Grisjun skjalasafna sveitarfélaga og stofnana þeirra er óheimil án heimildar þjóðskjalavarðar, reglna sem Þjóðskjalasafn setur eða sérákvæða í lögum. Þetta á við hvort sem skjölin eru rafræn eða á pappír.
Grisjunarreglur veita heimild til að eyða þeim skjölum sem reglurnar kveða á um. Ekki er verið að skylda sveitarfélög að grisja skjöl sín heldur einungis að veita þeim heimild til þess. Það er á ábyrgð framkvæmdastjóra sveitarfélags, eða forstöðumanns stofnunar sveitarfélags, að grisjun sé eftir lögum og reglum. Ef ekki hafa verið gefnar út reglur sem leyfa grisjun á ákveðnum skjölum þarf að sækja um heimild til grisjunar þeirra skjala. Hver og einn skjalamyndari þarf að sækja um fyrir sig.
Þær reglur sem gilda um grisjun hjá sveitarfélögunum núna (2024) eru:
Reglur um grisjun í skjalasöfnum sveitarfélaga og stofnanna þeirr (nr. 627/2010)
Reglur um meðferð, varðveislu og eyðingu á tölvupóstum afhendingarskyldra aðila (nr. 331/2020)
Reglur um eyðingu prófúrlausna og metinna námsmatsgagna hjá afhendingarskyldum aðilum (nr. 913/2021)
Reglur um varðveislu og eyðingu skjala úr fjárhagsbókhaldi afhendingarskyldra aðila (nr. 1022/2023)
Skylt er að skrá þau skjöl sem grisjuð eru og tilkynna grisjunina til viðkomandi héraðsskjalasafns. Með skráningu á grisjunarskjölum er átt við að skrá skuli flokk skjala, t.d. fylgiskjöl bókhalds 2011-2012, prófúrlausnir 2011-2016 o.s.frv. Hér fyrir neðan er eyðublað sem á skal skrá þau skjöl sem grisjuð eru hverju sinni. Eyðublaðið skal fylla út í tvíriti og staðfesta með undirskrift forstöðumanns þeirrar stofnunar eða skrifstofu sveitarfélags sem skjölin koma frá (t.d. sveitarstjórnarskrifstofu). Annað eintakið leggist upp í skjalasafn viðkomandi skjalamyndara en hitt sendist Héraðsskjalasafninu. Þetta er gert til þess að tryggja eftirlit með skjalavörslu og að öll grisjun sé tryggilega skráð.