Viltu afhenda skjöl?

Skjöl frá einstaklingum, félögum og fyrirtækjum

Héraðsskjalasafnið tekur við skjölum einstaklinga, félagasamtaka, fyrirtækja og annars, sem þykja hafa gildi fyrir sögu umdæmisins og/eða íbúa þess. 

Dæmi um merk einkaskjöl geta verið dagbækur, bréfasöfn, bókmenntahandrit, sveitarblöð, ættfræði, búreikningar o.fl. Engu máli skiptir hvaða stöðu einstaklingurinn hefur, né aldur eða kyn og hversu mikið um er að ræða. 
Í reglugerð er kveðið á um að félögum sem njóti opinberra styrkja beri að skila inn sínum gögnum á héraðsskjalasafn. Það er væntanlega metnaðarmál hvers félags að skilja eftir sig merki um starfsemina og að skjöl þess séu varðveitt. Oft er það svo að skjöl félags flytjast hús úr húsi með formönnum og jafnvel gleymast eða týnast við þær aðstæður. Koma má í veg fyrir slíkt með því að fela opinberu skjalasafni varðveislu gagnanna. Hið sama á við um skjöl fyrirtækja.
Þegar skjöl eru afhent til varðveislu á Héraðsskjalasafnið er litið svo á að um gjöf sé að ræða og um það er gerður sérstakur samningur. Sýnishorn af slíkum samningi má sjá hér.
Ef einstaklingar hafa í fórum sínum skjöl sem ætla má að hafi varðveislugildi er fyrsta skrefið að hafa samband við safnið. Síðan ræðst það af aðstæðum hvert næsta skref verður, t.d.  hvernig gengið er frá skjölunum áður en til afhendingar kemur.

Aðfanga- og vörslustefnu Héraðsskjalasafnsins um einkaskjalasöfn má sjá hér.

Skjöl frá sveitarfélögum

Allar stofnanir og fyrirtæki sveitarfélaganna sem að Héraðskjalasafninu á Akureyri standa eru afhendingarskyld með skjöl sín til safnsins. Almennt hafa afhendingarskyldir aðilar á safnsvæðinu ekki tekið upp langtímavarðveislu á rafrænum skjölum. Afhendingarskyldum aðilum ber skylda til að varðveita skjöl sín á pappír uns samþykki um rafræna varðveislu liggur fyrir.

Gerðar eru kröfur um góðan frágang og skráningu pappírsskjalasafna afhendingarskyldra aðila áður en skjöl eru afhent. Skjöl þarf að varðveita í viðurkenndum umbúðum, sérstökum skjalaöskjum og sýrufríum örkum og þau þarf einnig að skrá á vandaðan hátt svo þau finnist þegar á þarf að halda. Full ástæða er til þess að hafa samband við safnið og fá leiðbeiningar varðandi fráganginn áður en ráðist er í að pakka skjölum til afhendingar.  

Sjá nánar um frágang undir SKJALAVARSLA